Terms and conditions

Algemene voorwaarden In2Dialog B.V.

Versie 10-10-2023

Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten en offertes voor diensten en producten waaronder abonnementen van In2Dialog B.V., gevestigd te Utrecht, KvK Utrecht: 88334716, VAT nr.: NL864583436B01 met zakelijke klanten.

Tarieven

Tarieven zijn exclusief BTW. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen. Bij overschrijding van de betalingstermijn kan de wettelijke rente in rekening gebracht worden. Bij te late betaling behouden wij het recht de dienst te deactiveren, zonder recht op restitutie.

In2Dialog behoudt zich het recht voor tussentijds tarieven van  abonnementen aan te passen. Deze tariefwijzigingen zullen minimaal één maand tevoren gemeld worden.

Facturatie verloopt grotendeels automatisch, maandelijks de eerste werkdag van de maand, waarbij gebruik van de webapplicaties in rekening wordt gebracht van de voorgaande maand en de licenties voor de komende maand. U bent als klant/opdrachtgever verantwoordelijk voor het bijhouden van de correcte factuurgegevens in het systeem. Te late betaling kan leiden tot het deactiveren van accounts in de webapplicaties, zonder dat betalingsverplichting opgeschort wordt.

Overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand door aanmelding via een van onze websites waar deze voorwaarden in te zien zijn of door ondertekening van een offerte. De minimum contractperiode is 12 maanden.

Beide partijen kunnen op elk willekeurig tijdstip de overeenkomst beëindigen om welke reden dan ook. Hierbij dient de aanvankelijke contracttermijn en de opzegtermijn in acht genomen te worden. Er zullen geen terugbetalingen gedaan worden.

U mag geen voordelen of verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien op enigerlei wijze overdragen aan derden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van In2Dialog.

Als deze overeenkomst beëindigd wordt conform de voorwaarden, kan noch In2Dialog noch uzelf aansprakelijk gesteld worden voor schade of verlies bij de andere partij.

In2Dialog houdt zich het recht voor zonder opgaaf van reden een verzoek tot een overeenkomst te weigeren.

De standaard verwerkersovereenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden, en is als bijlage opgenomen.

Intellectueel eigendom

U erkent en neemt er zonder voorwaarden kennis van dat diensten, inhoud, broncode en informatie op de website beschermd zijn door In2Dialog’s copyrights, handelsmerken, dienstmerken of andere eigendomsrechten en wetten. Noch de overeenkomst noch het gebruik van producten van In2Dialog geven u enig recht op copyright of handelsmerk, of tast op enigerlei wijze het exclusieve eigendomsrecht van In2Dialog van het copyright en handelsmerk aan. U stemt ermee in op geen enkele wijze iets van de inhoud van de website te veranderen, te kopiëren, te reproduceren, te verhuren, uit te lenen, te verkopen of opnieuw te ontwerpen. Dit geldt eveneens voor de testen, de code en de software.

Intellectueel eigendom uw database en content

U heeft het eigendom van uw eigen database, voor alle applicaties. Dit betekent dat u kunt verzoeken om een export van uw gegevens, waaronder gebruikersgegevens, data en inhoud in de systemen van In2Dialog. Er kunnen wel kosten verbonden zijn voor het aanleveren van deze gegevens, voor data export, afhankelijk van de aard en omvang van de data. 

Garantie van zakelijke gebruikers

Als u de website als professional gebruikt en het product gebruikt om anderen te adviseren, dan garandeert u dat:

U zult handelen en gebruik maken van het product in overeenstemming met de nationale of internationale beroepsstandaarden en professionele ethiek.

U zult handelen en gebruik maken van het product in overeenstemming met de nationale of internationale wet- en regelgeving, instructies en richtlijnen en alle andere toepasselijke overheids- of semi-overheidsregels.

Voor bepaalde diensten of producten kan In2Dialog B.V. uw betrouwbaarheid en kennis als professional testen voordat u toegang tot deze service of producten krijgt. In2Dialog B.V. behoudt zich het recht voor zonder opgaaf van reden u toegang te weigeren.

Privacy en informatiebeveiliging

De bescherming van uw privacy is zeer belangrijk voor ons. Bij het omgaan met uw informatie hanteren wij de volgende spelregels:

➢ Alle informatie wordt bewaard en bewerkt in een veilige omgeving.

➢ Bij het verlopen van uw account wordt alle persoonsgebonden informatie verwijderd uit onze database.

➢ Analyseresultaten en andere persoonlijke informatie worden slechts geanonimiseerd voor statistische analyses gebruikt. Audiodata wordt volledig en onherroepelijk verwijderd.

➢ Na twee jaar worden transcripten automatisch verwijderd. Na één jaar wordt audiodata automatisch verwijderd. Een kortere periode is mogelijk indien u dit wenselijk acht.

In2Dialog houdt zich het recht voor om de informatie van professionals en hun cliënten geanonimiseerd te gebruiken voor verdere ontwikkeling van de kwaliteitscontroles en haar diensten. Dit geldt voor – maar is niet beperkt tot – onderzoek, bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van normgroepen en de uitvoering van statistische analyses. In2Dialog zal nooit schriftelijk of op andere wijze direct contact met u of uw cliënten opnemen, tenzij u daar expliciet om heeft verzocht of om zich te verzekeren van een correcte dienstverlening.

Aansprakelijkheid

Iedere aansprakelijkheid met betrekking tot het gebruik van het product of met betrekking tot de beëindiging van de overeenkomst, in het bijzonder in relatie tot de interpretatie en conclusie van analyseresultaten en het verlies van data is uitgesloten. Het product bevat informatie die gebruikt kan worden en kan helpen bij het nemen van een beslissing, maar er kan nooit op vertrouwd worden als enige bron van informatie. In2Dialog B.V. kan niet aansprakelijk gesteld worden voor misbruik van uw persoonlijk wachtwoord of dat van uw kandidaten.

Alhoewel In2Dialog veel zorg besteedt aan de kwaliteit en beschikbaarheid van haar online diensten, bieden wij onze service aan op een “zoals het is” basis. Dit betekent onder andere dat wij geen garantie geven dat onze diensten en de inhoud van de website ononderbroken, tijdig, veilig of vrij van fouten beschikbaar zijn. De huidige stand van zaken van het internet en de snelheid en betrouwbaarheid van verbindingen, verhinderen garanties te geven. De afgelopen jaren bereikten wij een beschikbaarheid van hoger dan 99,5%, maar daar kunnen geen rechten aan ontleend worden.

Systeemvereisten en Ondersteunde Browsers

➢ Een stabiele internetverbinding

Desktop Browser

Het In2Dialog systeem is getest en ondersteunt de volgende desktop browsers:

➢Microsoft Windows 10

○      Google Chrome (laatste stabiele versie)

○      Firefox (laatste stabiele versie)

○      Microsoft Edge (laatste stabiele versie; alleen Chromium-based

➢ MacOS 10.12 en nieuwer

○      Google Chrome (laatste stabiele versie)

○      Firefox (laatste stabiele versie)

○      Microsoft Edge (laatste stabiele versie; alleen Chromium-based

➢ Android 5 en nieuwe

○      Google Chrome (laatste stabiele versie)

○      Firefox (laatste stabiele versie)

➢ iOS 10 en nieuwer

○      Google Chrome (laatste stabiele versie)

○      Safari (laatste stabiele versie)

Browser Configuratie

De ondersteunde browser die u kiest moet aan de volgende eisen voldoen:

➢ JavaScript is ingeschakeld.

➢ Cookies zijn ingeschakeld.

Sommige moderne browserversies schakelen cookies van derden standaard uit.

Helpdesk

De helpdesk is voor vragen beschikbaar van 8.30 uur tot 18.00 uur tijdens werkdagen, bij voorkeur via e-mail: support@In2Dialog.com. Binnen een uur zullen wij contact met u opnemen om vragen te beantwoorden en te starten met het oplossen van eventuele problemen. 

Klachten

Geen enkele klacht zal officieel beschouwd worden te zijn ingediend, tenzij de klacht op schrift of per e-mail aan In2Dialog B.V. is gegeven, binnen twee weken nadat u de tekortkoming en fout ontdekt heeft of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, met een specificatie van alle details die te maken hebben met het onderwerp en de aard van de klacht. Klachten kunnen alleen in Nederlands of Engels ingediend worden.

Deze overeenkomst zal geleid en uitgelegd worden in overeenstemming met de Nederlandse wet. De Arrondissementsbank Utrecht (Nederland) heeft een exclusieve jurisdictie inzake vorderingen die uit deze overeenkomst voortvloeien.

Aanvullende voorwaarden voor API gebruikers

Het In2Dialog systeem biedt de mogelijkheid om via een API data via andere software systemen aan te roepen en te integreren in HR processen. De voorwaarde hiervoor is dat de resultaten altijd op individuele basis beschikbaar gesteld worden achter inlogcodes en niet publiekelijk beschikbaar zijn. Vooraf moet de opdrachtgever inzage geven in de toepassing waarbinnen de resultaten gedeeld worden. In2Dialog kan dan toestemming verlenen om de tool beschikbaar te stellen via de API. In2Dialog heeft het recht te monitoren of het gebruik in overeenstemming is met de afspraken en is gerechtigd de samenwerking te beëindigen indien de toepassing naar haar oordeel niet in overeenstemming is met de afspraken.

De partij die functionaliteiten via de API aanroept, dient te beschikken over voldoende bekwaam ICT personeel en een voldoende stabiel systeem om de API goed in te kunnen richten. In2Dialog biedt bij dienstverlening via een API uitsluitend support aan degenen die verantwoordelijk zijn voor het goed werken van het systeem en niet rechtstreeks aan (eind)gebruikers en kandidaten.

In2Dialog B.V.

Verwerkersovereenkomst

Partijen:

➢ Verwerker: In2Dialog B.V., gevestigd in Utrecht

➢ Verantwoordelijke:

Deze verwerkersovereenkomst maakt een onderdeel uit van alle overeenkomsten die In2Dialog sluit met haar opdrachtgevers en is geldig tenzij een separate overeenkomst is afgesloten op verzoek van de opdrachtgever.

OVERWEGENDE DAT:

Voor zover In2Dialog B.V. Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Opdrachtgever in het kader van de Overeenkomst kwalificeert Opdrachtgever krachtens artikel 4, onderdeel 7 en onderdeel 8, van de Verordening als verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens en In2Dialog B.V. als verwerker;

Partijen in deze Verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28, derde lid, van de Verordening, hun afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens door In2Dialog B.V. wensen vast te leggen.

KOMEN OVEREEN:

Artikel 1. Begrippen

Onder de volgende begrippen in deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan:

1.1       Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.

1.2       Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

1.3       Overeenkomst: de overeenkomst tussen Opdrachtgever en In2Dialog B.V. en de bijbehorende bijlagen.

1.4       Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die In2Dialog B.V. in het kader van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever verwerkt.

1.5       Verordening: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

1.6       Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst.

1.7       Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van de Overeenkomst met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen. 

Artikel 2. Voorwerp van deze Verwerkersovereenkomst

2.1       Deze Verwerkersovereenkomst regelt de Verwerking van Persoonsgegevens door In2Dialog B.V. in het kader van de Overeenkomst.

2.2       De aard en het doel van de Verwerking, het soort Persoonsgegevens en de categorieën van Betrokkenen zijn in Bijlage 1 omschreven.

2.3       In2Dialog B.V. garandeert de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de Verwerking aan de vereisten van de Verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene is gewaarborgd.

2.4       In2Dialog B.V. garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van Persoonsgegevens.

Artikel 3. Inwerkingtreding en duur

3.1       Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop de hoofdovereenkomst door Partijen is ingegaan.

3.2       Deze Verwerkersovereenkomst eindigt nadat de hoofdovereenkomst is beëindigd en voor zover In2Dialog B.V. alle Persoonsgegevens overeenkomstig artikel 10 heeft gewist of terugbezorgd.

3.3       Geen van Partijen kan deze Verwerkersovereenkomst tussentijds opzeggen behoudens noodzakelijke wijzigingen vanuit wetgeving of jurisprudentie.

Artikel 4. Omvang Verwerkingsbevoegdheid In2Dialog B.V.

4.1       In2Dialog B.V. Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en op basis van schriftelijke instructies van Opdrachtgever behoudens afwijkende wettelijke voorschriften die op In2Dialog B.V. van toepassing zijn.

4.2       Indien een instructie als bedoeld in het eerste lid naar het oordeel van In2Dialog B.V. in strijd is met een wettelijk voorschrift inzake gegevensbescherming, stelt hij Opdrachtgever daarvan voorafgaand aan de verwerking in kennis, tenzij een wettelijk voorschrift deze kennisgeving verbiedt.

4.3       Indien In2Dialog B.V. op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens dient te verstrekken, informeert hij Opdrachtgever onmiddellijk, en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking. 

Artikel 5. Beveiliging van de Verwerking

5.1       Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. In2Dialog B.V. waarborgt een op het risico afgestemd beveiligingsniveau.

5.2       In2Dialog B.V. Verwerkt Persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming is verkregen van Opdrachtgever en behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

5.3       In2Dialog B.V. informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van onrechtmatige Verwerkingen van Persoonsgegevens of inbreuken op beveiligingsmaatregelen zoals genoemd in het eerste en tweede lid.

5.4       In2Dialog B.V. verleent Opdrachtgever bijstand bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 van de Verordening.

Artikel 6. Geheimhouding door Personeel van In2Dialog B.V.

6.1       De Persoonsgegevens hebben een vertrouwelijk karakter en vallen onder geheimhoudingsverplichting. In2Dialog B.V. heeft zijn Personeel ertoe verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen. Op aanvraag verstrekken wij het Informatiebeveiligingsbeleid welke onderdeel is van de arbeidsovereenkomsten van In2Dialog B.V. en overeenkomsten met relevante leveranciers. 

Artikel 7. Bijstand vanwege rechten van Betrokkene

7.1       In2Dialog B.V. verleent Opdrachtgever bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de Verordening vastgestelde rechten van de Betrokkene te beantwoorden. 

Artikel 8. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

8.1       In2Dialog B.V. informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, zodra hij kennis heeft genomen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, overeenkomstig de afspraken zoals vastgelegd in Bijlage 2.

8.2       In2Dialog B.V. informeert Opdrachtgever ook na een melding op grond van het eerste lid over ontwikkelingen betreffende de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.

8.3       Partijen dragen de door henzelf in verband met de melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en Betrokkene te maken kosten.

Artikel 9. Teruggave Persoonsgegevens

9.1       Na afloop van de Overeenkomst draagt In2Dialog B.V., naar gelang de keuze van Opdrachtgever, zorg voor het terugbezorgen aan Opdrachtgever of het wissen van alle Persoonsgegevens. In2Dialog B.V. verwijdert  kopieën, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.

9.2       De Persoonsgegevens worden terugbezorgd als dataset in een algemeen geldend bestandsformaat. 

Artikel 10. Informatieverplichting

10.1     In2Dialog B.V. stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst zijn en worden nagekomen.

Deze verwerkersovereenkomst is als onderdeel van de algemene voorwaarden van toepassing op alle overeenkomsten van In2Dialog B.V. met opdrachtgevers. Opdrachtgevers kunnen desgewenst op verzoek een ondertekende en gedateerde overeenkomst ontvangen.

 

Bijlage 1. De Verwerking van Persoonsgegevens

  1. Het onderwerp/aard en doel van de Verwerking:

Het onderwerp/ aard en doel van de verwerking ligt bij de opdrachtgever. Doorgaans is het doel het adviseren van betrokkenen bij hun loopbaan, ondersteuning bij loopbaanbeslissingen, ondersteunende informatie bij selectiebeslissingen, persoonlijke en competentieontwikkeling. Daarnaast worden inloggegevens geregistreerd.

  1. Het soort Persoonsgegevens:

Primair gaat het om normale persoonsgegevens als NAW gegevens, alsmede bijzondere persoonsgegevens in de vorm van stemopnames.

  1. Beschrijving categorieën Persoonsgegevens:

Naam, e-mail, stemopnames.

  1. Beschrijving categorieën Betrokkenen

  2. a) Betrokkenen zijn medewerkers van organisaties of opdrachtgevers van opdrachtgever

  3. b) Sollicitanten, kandidaten of deelnemers van organisaties of opdrachtgevers.

  4. Beschrijving categorieën ontvangers van Persoonsgegevens

  5. a) De adviseur van de opdrachtgever (psycholoog, recruiter, coach, trainer) kan deze gegevens individueel inzien van de betrokkene.

  6. b) Customer Support van In2Dialog kan na toestemming van opdrachtgever gegevens van betrokkenen inzien voor support doeleinden. 

Bijlage 2: Afspraken betreffende Inbreuken in verband met Persoonsgegevens

In deze bijlage worden de afspraken over hoe In2Dialog B.V. Opdrachtgever over Inbreuken in verband met Persoonsgegevens gaat informeren nader gespecificeerd. 

  1. De melding wordt onverwijld doch uiterlijk binnen 24 uur na het ontdekken van het beveiligingsincident en/of de datalek gedaan.

  2. Security Officer van Verantwoordelijke is de (eerste) contactpersoon voor het doen van een melding.

  3. Voor de melding wordt het ‘Meldingsformulier datalekken en/of beveiligingsincidenten’ gebruikt, conform de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zodra er bij Bewerker meer informatie is over het lek en/of incident, zal deze aanvullende informatie direct met Verantwoordelijke worden gecommuniceerd.

  4. Meldingsformulier datalekken en/of beveiligingsincidenten worden verstuurd te worden aan de contactpersoon van de opdrachtgever met als onderwerp “datalek”.

Informatie die door In2Dialog B.V. wordt verstrekt

▪       Aard van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.

▪       De Persoonsgegevens en Betrokkene.

▪       Waarschijnlijke gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.

▪       Maatregelen die In2Dialog B.V. heeft voorgesteld of genomen om de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan. 

Bijlage 3 Overzicht subverwerkers

In2Dialog maakt gebruik van diensten van externe partijen, bij afname van diensten van In2Dialog kan het zijn dat er gegevens gedeeld worden met een van de onderstaande sub verwerkers. In2Dialog heeft ervoor gezorgd dat alle geldende security en maatregelen van In2Dialog ook van toepassing zijn bij haar leveranciers.

Subverwerker / dienst

Processing

Google Ireland Ltd.
Content delivery network
Google Ireland Ltd.
Data storage network
Postmark
Email services
Atlassian
Buro services
G-suite
Buro services
Pipedrive
Client services

The AI tool that empowers your job interviews by taking notes, summarizing, and extracting key information while you do the talking.

Follow us

Contact