Hoe houd je als recruiter de kwaliteit hoog en je administratie beheersbaar als je soms wel 7 gesprekken op één dag voert? Voor Maxine Theeboom van Vivaldis lag de oplossing dichterbij dan gedacht: een AI transcriptietool die volledig is afgestemd op recruitment. “Na een gesprek kan ik binnen 2 minuten een verslag doorsturen naar de regioverantwoordelijke. Dat maakt In2Dialog een instrument dat ik niet meer wil missen!” In dit artikel lees je hoe Maxine haar werkdag versnelt én haar gesprekken naar een hoger niveau tilt.

“Werk is wat je ervan maakt”

Dat is de slogan van de Belgische uitzendorganisatie Vivaldis. 35 jaar geleden gestart, nu uitgegroeid tot een organisatie met meer dan 80 vestigingen in Vlaanderen en Wallonië én uitgeroepen tot de top 1% werkgevers van het land. Aan de basis van dit succes staat onder andere hun ‘hier word ik vrolijk van’ formule, waarbij ze zich richten op kandidaten met veel bevlogenheid.

Recruiter Maxine Theeboom is verantwoordelijk voor de werving van nieuwe Vivaldis collega’s: “Ons HR team bestaat uit 7 personen, waarvan 2 mensen voor de interne werving. Mijn collega en ik hebben gemiddeld 22 openstaande vacatures in beheer en spreken veel kandidaten. Soms heb ik wel 7 gesprekken op een dag!”

Veel gesprekken, veel verwerking? Niet meer!

Met zoveel gesprekken op een dag is het niet gek als je met de verwerking achterop raakt of dat details weleens verloren gaan. Maxine riep daarom een half jaar geleden al: “Het zou toch handig zijn om een transcriptietool te hebben. Niet alleen vanwege de tijdrovende verwerking achteraf, maar ook om zeker te weten dat je niets mist of vergeet te noteren. Zeker met de hoeveelheid gesprekken die wij per dag voeren is zo’n hulpmiddel geen overbodige luxe!”

Toen was ze zich er nog niet van bewust dat er al goede software beschikbaar was voor het opnemen en transcriberen van gesprekken. Dat veranderde tijdens een opleiding waarin diverse AI-tools werden uitgelicht. “Toen In2Dialog als AI notetaker voor recruitment werd genoemd in mijn opleiding, heb ik gelijk een demo aangevraagd. Dat beviel heel goed. En nu gebruik ik het dagelijks, vooral voor de eerste gesprekken met kandidaten. Na een gesprek kan ik binnen 2 minuten een verslag doorsturen naar de regioverantwoordelijke. Dat maakt In2Dialog een instrument dat ik niet meer wil missen,” aldus Maxine.

De verschillen met generieke transcriptietools

“Ik werk heel graag met In2Dialog, omdat het echt gericht is op recruiters. Er zijn inmiddels een hele hoop transcriptietools, maar die stellen enkel generieke gespreksverslagen op. Bij In2Dialog hebben wij - met hulp van Robin (Customer Success Manager bij In2Dialog) - een eigen template kunnen opstellen voor het verslag, waardoor het precies de informatie bevat die wij belangrijk vinden. Ik hoef het verslag daardoor niet steeds opnieuw aan te passen en dat levert veel tijdwinst op,” vertelt Maxine.

Daarnaast is de analyse- en feedback functionaliteit in de software van In2Dialog erg waardevol voor Maxine. “Elke week check ik mijn gespreksanalyses en met die inzichten heb ik mijn werkwijze al op diverse manieren aangepast. Zo ben ik meer open vragen gaan stellen en let ik extra op de spreektijd van de sollicitant. Daarnaast bekijk ik de analyse ook om meer inzicht te krijgen na een gesprek, bijvoorbeeld als het wat stroever verliep dan anders. Die constante feedback helpt me om elke week beter te worden in mijn gesprekken,” aldus Maxine.

Nu al onmisbaar

Maxine werkt pas een half jaar met de software van In2Dialog, maar kan nu al niet meer zonder: “Door de AI notetaker van In2Dialog kan ik me tijdens gesprekken volledig focussen op de connectie met de sollicitant en hoef ik me geen zorgen te maken dat ik iets over het hoofd zie. Dat komt de gesprekskwaliteit ten goede. Daarnaast bespaar ik zoveel tijd. Na een volle dag met soms wel 7 gesprekken heb ik aan het einde van de dag in no-time de gespreksverslagen naar de regioverantwoordelijken gestuurd en kan ik de volgende dag zonder achterstand beginnen. Dat went heel snel!”

AI in recruitment: stapsgewijs het tempo opvoeren

Maxine’s advies om AI in te bouwen in je recruitment processen: “AI begon als een echte hype en daarmee ontstond bij veel mensen het gevoel dat je er gelijk iets mee moet, omdat je anders achterop raakt. Nu weten we bij Vivaldis dat je beter een selecte groep tools echt goed kunt implementeren in plaats van een wildgroei aan AI software te creëren.”

Als Maxine een blik op de toekomst werpt, dan hoopt ze dat ze met innovatieve en efficiënte technologie nog meer tempo in haar werkdag kan inbouwen. “Als AI software handmatig werk kan wegnemen, dan moet ik als persoon sneller schakelen en dat vind ik juist leuk. Tegelijkertijd moet het persoonlijke contact wel blijven, vind ik. Je moet elkaar eens gezien hebben, online of fysiek. Dan weet je pas of het goed voelt. De functie van recruiters verandert dus absoluut, maar ik denk niet dat onze banen verdwijnen,” geeft Maxine aan.

De volgende stap in de samenwerking tussen Vivaldis en In2Dialog? Maxine heeft hier al ideeën bij: “Ik ben nu in gesprek met het In2Dialog team om te bespreken hoe de software op basis van het gesprek persoonlijkheidskenmerken kan benoemen en deze tegen onze organisatiecultuur kan leggen om zo de cultural fit te bepalen. Dat lijkt me een hele mooie toevoeging!”

Wil jij ook minder tijd besteden aan gespreksverslagen maken, je gesprekstechnieken verbeteren en meer aandacht hebben voor de kandidaat? We laten je graag zien hoe de nr. 1 notetaker voor recruitment werkt tijdens een demo.