Recruitment draait om mensen, niet om notities. Toch gaat er in de praktijk zeeën van tijd naar administratieve handelingen. Bij Nomilk2day besloten ze dat anders te doen. Met de AI notetaker van In2Dialog besparen ze wekelijks uren per consultant, zonder in te leveren op kwaliteit. Sterker nog, de gesprekken zijn er beter van geworden! Inmiddels is de AI-tool volledig ingeburgerd in hun processen en willen de 25 collega’s van Nomilk2day niet meer zonder.

Connecting ambitions

Dat is de manier waarop recruitment bureau Nomilk2day topkandidaten verbindt aan werkgevers in de agribusiness, food en aanverwante industrie. Dat doen ze op hun eigen manier: fris, energiek en vooruitstrevend. Met die visie werken ze vanuit drie kantoren in Nederland en enkele vestigingen in Azië elke dag aan één doel: de beste match tussen mens en organisatie.
Oprichter en managing partner Wim van de Worp vertelt: “In 2013 ben ik gaan ondernemen in de recruitment. Inmiddels hebben we met Nomilk2day duizenden vacatures vervuld. Daar ben ik trots op!”

Een AI notetaker voor recruitment? No-brainer

“Ik ben altijd op zoek naar manieren om ons proces efficiënter en kwalitatiever in te richten. Toen ik zo’n 1,5 jaar geleden over In2Dialog hoorde, zag ik direct potentie. Recruiters houden over het algemeen namelijk niet zo van administratie - die tijd besteden ze liever aan gesprekken. Ik ben erin gedoken om te kijken of dit écht werkt en dat blijkt zo te zijn,” aldus Wim over zijn eerste contact met In2Dialog.

Alle 25 collega’s gebruiken de AI notetaker inmiddels dagelijks: voor gesprekken met kandidaten, vacature-intakes met klanten, interne overleggen en klantevaluaties. Wim vertelt: “Inmiddels heb ik honderden gesprekken gevoerd die werden opgenomen en genotuleerd door de software van In2Dialog en ik heb nog nooit iemand getroffen die er bezwaar tegen had om het gesprek op te nemen. De acceptatiegraad is dus erg hoog.”

Met deze technologische stap vooruit besparen ze bij Nomilk2day uren per recruitment consultant per week. “Een kandidaatgesprek wordt automatisch gelogd in ons ATS met een rapport en gespreksverslag. Zelf hoef ik geen letter te noteren. Ook na vacature-intakes zijn de vervolgstappen met een druk op de knop geregeld. In2Dialog komt op basis van het gesprek zelfs al met een voorstel voor een vacaturetekst. Wij gebruiken nog een extra tool om deze input te combineren met andere informatie over de vacature en genereren zo een vacaturetekst, compleet in ons format, maar zonder handmatig werk. Ik schat dat we hiermee zeker 30 minuten per gesprek aan tijd besparen en met minimaal 10 gesprekken per consultant per week kun je je winst makkelijk uitrekenen. We hebben het over meer dan 100 uur tijdbesparing per week! Een no-brainer wat mij betreft,” aldus Wim.

Van innovatie naar praktijk

Eén van de welbekende struikelblokken bij het implementeren van een nieuwe tool is de adoptie. Bij Nomilk2day was hier veel aandacht voor en nu is In2Dialog compleet geïntegreerd in hun processen en wordt de software dagelijks door tientallen collega’s gebruikt. Wat is Wims gouden tip? “Je hebt altijd mensen die het leuk vinden om te vernieuwen en er direct mee aan de slag gaan. Ongeveer eenderde van ons team valt onder die early adopters. Tegelijkertijd zijn er ook kritische mensen die twijfelen over de toepasbaarheid of over de acceptatie onder klanten en kandidaten. De early adopters hebben zich opgeworpen als ambassadeur en met duidelijke use cases laten zien wat de voordelen zijn. Als je dat volhoudt, dan krijg je ook die kritische groep mee. En als zij eenmaal om zijn, dan zit je goed, want dan zijn ze ook écht overtuigd!”

Er is meer: voor de kandidaat en de recruiter

Met de keuze voor de AI notetaker van In2Dialog heeft Nomilk2day een gigantische efficiëntieslag geslagen, maar er is meer. “Tijdens gesprekken kun je je aandacht volledig richten op je gesprekspartner. Je hoeft niet snel mee te typen of bij face-to-face gesprekken met een laptop voor je neus te gaan zitten. Daardoor kun je een laag dieper komen en voelt de kandidaat zich meer gezien en gehoord,” vertelt Wim over de verbeterde kandidaatbeleving.

Tegelijkertijd is het gespreksverslag altijd compleet en accuraat. Wim geeft aan: “Eigenlijk kan ik de aantekeningen die uit In2Dialog komen nooit zo goed zelf maken. Zelf zie je nog weleens iets over het hoofd, maar de software mist niks. En naderhand staat de complete data direct in je ATS.”

Tot slot: de AI notetaker van In2Dialog brengt iets unieks in recruitmentland, namelijk objectieve feedback op je gesprekstechnieken. “Via In2Dialog krijg je gedetailleerde feedback over jouw gesprekken. Stel je veel open vragen, welke onderwerpen behandel je uitgebreid en waar sta je slechts vluchtig bij stil? Dit soort statistieken vergelijkt In2Dialog met de benchmark en daar kun je hele interessante lessen uit trekken. Erg waardevol vind ik, want er is maar weinig coaching in recruitment op gespreksvoering,” aldus Wim.

AI in recruitment de nieuwe standaard, maar wel met human in de loop

“Nu is een AI notetaker misschien nog vrij nieuw, maar de ontwikkelingen gaan zo snel en de voordelen ervan zijn overduidelijk. Ik ben ervan overtuigd dat dit de standaard wordt,” vertelt Wim.

Wat de volgende stappen zijn in recruitment tech? Wim werpt een blik op de toekomst: “Het zou mooi zijn als tooling zodanig slim wordt, dat de systemen - met de grote hoeveelheden data die ze hebben - proactief suggesties doen voor taken en acties. Als je bijvoorbeeld op maandag een kandidaat hebt gesproken die wel zou willen verhuizen naar Barcelona voor een baan, dat het systeem dan de volgende dag met 3 passende vacatures in Barcelona komt, inclusief gegevens van de contactpersonen van die vacatures. Dan kun je je als recruitment consultant focussen op het verbinden van mensen.”

Tegelijkertijd gelooft Wim niet in een volledig geautomatiseerde recruitmentwereld: “In principe zou je met AI en automation bijna het gehele recruitment proces als vanzelf kunnen laten verlopen, maar daar geloof ik niet in. Simpelweg omdat mensen met mensen willen praten. Daarnaast is de kern van ons werk het verbinden van mensen. Dat gevoel of mensen bij elkaar passen, dat is iets dat AI niet kan overnemen en waarvoor mensen nodig blijven. De ‘human in the loop’ is en blijft onmisbaar voor een goede match.”
Wil jij ook minder tijd besteden aan administratie, betere gesprekken voeren en altijd complete data in je ATS? We laten je graag zien hoe de nr. 1 notetaker voor recruitment werkt tijdens een demo. live demo.