Als recruiter kun je telefonische interviews opnemen met een mobiele app die beide kanten van het gesprek direct op je toestel vastlegt. Geen inbelnummer van derden. Geen extra deelnemer in beeld. Voor de kandidaat is het een heel normaal telefoongesprek.

Dit is de vraag die overal in recruitercommunity’s terugkomt. “Ik doe mijn eerste screenings telefonisch. Is er iets dat echt werkt voor telefoongesprekken?” Tot voor kort was het antwoord nee. Bijna elke AI-notetaker op de markt was gebouwd voor Zoom, Teams of Google Meet. Telefoongesprekken vielen er volledig buiten. Dat is veranderd.

Hieronder lees je hoe het opnemen van telefonische interviews werkt voor recruiters, waarom de meeste tools dit missen, wat er na het gesprek met de opname gebeurt en hoe je goed met toestemming omgaat.

Waarom je met de meeste tools als recruiter geen telefonische interviews kunt opnemen

De reden is technisch. De meeste AI-notetakers zijn ontworpen als meetingbots. Ze schuiven als deelnemer aan bij een videogesprek, krijgen via de API van het platform toegang tot de audiostream en nemen van daaruit op. Die opzet werkt goed voor Zoom, Teams en Google Meet, omdat je op die platforms externe deelnemers automatisch kunt laten aansluiten.

Telefoongesprekken werken niet zo. Er is geen meetinglink om op in te loggen. Er is geen API om op aan te sluiten. Een gewoon telefoongesprek tussen twee mensen op hun mobiel is een directe audioverbinding, zonder makkelijke manier voor een externe app om op afstand bij beide kanten van het gesprek te komen.

Daarom zitten recruiters die een flink deel van hun screenings telefonisch doen al tijden vast. De tools die beloven de admin rond interviews te automatiseren, automatiseren alleen het videodeel. Het telefoondeel, voor veel bureaurecruiters het grootste deel van hun eerste gesprekken met kandidaten, wordt helemaal niet ondersteund.

De noodoplossingen die recruiters hebben geprobeerd, zeggen genoeg.

  • De telefoon op de speaker zetten en een aparte transcriptie-app op de laptop laten meelopen. De audiokwaliteit gaat omlaag. De app pikt achtergrondgeluid op. Wie wat zegt, raakt door elkaar, omdat beide stemmen uit dezelfde bron komen.
  • Bellen via een VoIP-app op de computer zodat een meetingbot kan aansluiten. Dat zorgt voor extra gedoe, verandert het nummer dat de kandidaat te zien krijgt en maakt het geheel minder betrouwbaar. Kandidaten raken in de war als het nummer niet is wat ze verwachtten.
  • Tijdens het gesprek handmatig aantekeningen maken en die achteraf uittypen. Dit is wat de meeste recruiters nog steeds doen. Het werkt, maar je aandacht is tijdens het gesprek verdeeld en je bent na elk gesprek 15 tot 30 minuten kwijt aan admin.

Geen van deze opties is een echte oplossing. Het zijn compromissen die bestaan omdat de tools niet zijn gebouwd voor hoe recruiters echt werken. Wil je als recruiter telefonische interviews goed opnemen, dan heb je een tool nodig die vanaf het begin voor telefoongesprekken is ontworpen.

In2Dialog is precies hiervoor gebouwd. Het is een platform voor interview intelligence in recruitment met een eigen mobiele app, beschikbaar voor iOS en Android die telefoongesprekken, interviews op locatie en videogesprekken in één workflow vastlegt. Geen noodoplossingen. Geen VoIP-trucs. Geen gedoe met de speaker. De recruiter downloadt de app, opent die voor het gesprek en elk gesprek wordt direct op het eigen toestel vastgelegd.

Telefonische interviews opnemen als recruiter met een mobiele app

De oplossing is een mobiele app die het gesprek direct op de telefoon van de recruiter opneemt. De app legt beide kanten van de audio rechtstreeks via het toestel vast. Er zit geen extra deelnemer op de lijn. De kandidaat hoort niets anders dan bij een gewoon telefoongesprek.

Dit werkt anders dan opnemen bij videogesprekken. Bij Zoom, Teams of Google Meet neemt een bot als zichtbare deelnemer deel aan de meeting om bij de audio te komen. Kandidaten zien die bot en sommigen vinden dat afleidend. Bij een telefoongesprek is die opzet niet nodig. De mobiele app neemt lokaal op, waardoor het gesprek volledig natuurlijk blijft.

Zo ziet de workflow er in de praktijk uit.

Voor het gesprek opent de recruiter de app en kan desgewenst instellen welke datapunten eruit gehaald moeten worden. Salarisverwachting, beschikbaarheid, opzegtermijn, belangrijkste drijfveren, specifieke competenties uit de vacaturetekst. Zo weet het systeem vooraf waar het op moet letten, in plaats van na het gesprek alles zonder onderscheid te dumpen.

Tijdens het gesprek focust de recruiter zich volledig op de kandidaat. Geen notities maken. Geen aandacht verdelen tussen luisteren en schrijven. De app neemt op de achtergrond op, op het toestel van de recruiter. De kandidaat hoort een normaal telefoongesprek zonder enig teken van een derde deelnemer, al hoort de recruiter aan het begin wel te melden dat het gesprek wordt opgenomen en om toestemming te vragen.

Na het gesprek wordt de opname automatisch getranscribeerd. Maar anders dan algemene transcriptietools, die je een muur van tekst geven, combineert In2Dialog het transcript met het cv van de kandidaat en de vacaturetekst tot een gestructureerd rapport. Competentiescores. Inzicht in ontbrekende vaardigheden. Salaris en beschikbaarheid eruit gehaald. Aanbevolen vervolgstappen. Alles netjes opgemaakt en klaar om te checken. Dat is wat In2Dialog onderscheidt van elke andere tool in deze markt. Het neemt niet alleen op en transcribeert. Het voegt context toe die het gesprek zelf niet bevat, en levert output die een recruiter direct naar een hiring manager kan sturen.

Dat rapport gaat vervolgens direct het ATS in via de integraties van In2Dialog met platforms als Carerix, Bullhorn, OTYS, Byner, Salesforce en Ubeeo. De totale admin na een gesprek gaat voor de recruiter van 15 tot 30 minuten terug naar een paar minuten controleren en goedkeuren van de gestructureerde output. Geen copy-paste. Geen gewissel tussen tabbladen. Geen herschrijfwerk voor verschillende klanten.

Dezelfde app werkt ook voor interviews op locatie. Spreekt een recruiter een kandidaat persoonlijk, dan legt de mobiele app het gesprek op dezelfde manier vast. Zo dekt één tool alle drie de soorten gesprekken die in recruitment tellen. Videogesprekken. Telefoongesprekken. Persoonlijke gesprekken. Geen gaten in de dekking.

Het echte verschil zit niet in het opnemen. Opnemen is eenvoudig. Het echte verschil zit in wat er daarna gebeurt. In2Dialog combineert het transcript van het telefoongesprek met het cv en de vacaturetekst en maakt daar iets van wat een transcript alleen nooit kan. Een gestructureerde beoordeling van of de kandidaat bij de functie past, waar de gaten zitten en wat de recruiter moet opvolgen. Bij telefoongesprekken ervaart de kandidaat een heel normaal gesprek, zonder extra deelnemers aan de lijn. Download In2Dialog voor iOS of Android en leg elk gesprek vast.

Toestemming en GDPR bij het opnemen van telefonische interviews

Voor het opnemen van een telefoongesprek met een kandidaat heb je toestemming nodig. Dat geldt overal, en het is extra belangrijk onder artikel 6 van de GDPR voor recruiters in Nederland, België en Duitsland. Elke recruiter die telefonische interviews wil opnemen, moet begrijpen hoe toestemming werkt voordat dit in een heel team wordt uitgerold.

Het goede nieuws is dat toestemming voor het opnemen van telefonische interviews eenvoudig is als je het goed aanpakt. Het hoeft niet ingewikkeld of ongemakkelijk te zijn. Recruiters die dit in hun workflow hebben opgenomen, zeggen steeds weer dat het binnen een paar dagen een vanzelfsprekend onderdeel van het begin van elk gesprek wordt.

Zo ziet goede toestemming er in de praktijk uit.

Informeer de kandidaat aan het begin van het gesprek. Vertel de kandidaat voordat de opname begint dat het gesprek wordt opgenomen en leg uit waarom. Een simpele zin volstaat. “Ik wil dit gesprek graag opnemen, zodat ik me op ons gesprek kan richten in plaats van notities te maken. De opname wordt gebruikt voor een gestructureerde samenvatting en veilig opgeslagen. Is dat goed voor je?” De meeste kandidaten waarderen dit, omdat de recruiter dan echt naar ze luistert in plaats van het hele gesprek door te typen.

Zorg dat je toestemming hebt voordat de opname start. De app mag niet opnemen voordat de kandidaat akkoord gaat. Eerst de toestemming, dan de opname. Onder de GDPR is dit niet optioneel.

Weet waar je data wordt opgeslagen. Hier gaan veel tools onderuit op compliance. Wordt de opname voor verwerking naar een publiek LLM gestuurd, dan krijgt je juridische team vragen. Gaat de transcriptiedata zonder passende waarborgen via servers buiten de EU, dan heb je een GDPR-probleem. Recruiters in Europa moeten controleren of de tool data opslaat en verwerkt binnen een infrastructuur die aan de regels voldoet. Tools die hun eigen database gebruiken in plaats van data via publieke AI-modellen te sturen, hebben hier een groot voordeel.

Zorg voor een duidelijk bewaarbeleid. Kandidaten hebben het recht om te weten hoe lang hun data wordt bewaard en om verwijdering te vragen. Je tool moet dit makkelijk beheersbaar maken, in plaats van het over te laten aan een handmatig proces dat de recruiter apart moet bijhouden.

Juridische teams in Europa hebben het afgelopen jaar op grote schaal AI-transcriptietools stopgezet. De meest voorkomende reden is niet dat de opname zelf een probleem is. Het is dat de omgang met data niet aan de eisen van de GDPR voldoet. In2Dialog is vanaf het begin gebouwd voor Europese compliance. Data wordt opgeslagen in een eigen beveiligde infrastructuur en gaat niet via publieke LLM-servers zoals ChatGPT of vergelijkbare diensten. Voor recruitmentbureaus in Nederland, België en Duitsland verdwijnt daarmee het bezwaar waarop de meeste uitrols van AI-tools stranden voordat ze zelfs maar beginnen.

  • Informeer de kandidaat voordat de opname start en vraag duidelijke mondelinge toestemming
  • Controleer waar opnames en transcripten worden opgeslagen en verwerkt
  • Controleer of de tool data niet via publieke LLM-servers stuurt
  • Zorg dat kandidaten via een duidelijk proces verwijdering van hun data kunnen aanvragen
  • Neem de verwerkersovereenkomsten door met je juridische team voordat je uitrolt
3 kanalen Video, telefoon en op locatie in één tool
Opname op het toestel Telefoongesprekken direct opgenomen op het toestel van de recruiter
5 min Van einde gesprek tot gestructureerd rapport in je ATS

Het gat in de markt is al jaren duidelijk. Recruiters doen enorm veel werk via de telefoon, zeker bij bureaus waar eerste screenings snel en vaak plaatsvinden. De tools die hen moesten helpen, ondersteunden alleen videogesprekken. Daardoor bleef juist het gesprekstype met het grootste volume volledig zonder ondersteuning. Als je als recruiter telefonische interviews kunt opnemen en uit elk gesprek gestructureerde output haalt, verandert de rekensom van je hele workflow.

Dat gat is nu gedicht. Telefonische interviews opnemen via een mobiele app, gecombineerd met interview intelligence die van elk gesprek een gestructureerd rapport maakt, betekent dat recruiters niet meer hoeven te kiezen tussen kanalen. Elk gesprek krijgt dezelfde behandeling. Elk gesprek levert dezelfde gestructureerde output op. Elk gesprek komt direct in het ATS terecht.

Voor recruiters die al AI-tools gebruiken voor het opnemen en transcriberen van Zoom-gesprekken, betekent het toevoegen van telefoongesprekken en gesprekken op locatie dat de hele interviewworkflow wordt vastgelegd. Geen gaten. Geen noodoplossingen. Geen handmatige notities voor de gesprekken die toevallig via de telefoon gaan in plaats van via de camera.

En voor bureau-eigenaren met teams van 10 of meer recruiters levert dit een flinke consistentie op. Elke recruiter, elk type gesprek en elke klant krijgt dezelfde kwaliteit gestructureerde rapportage. Dat is niet alleen een efficiëntiewinst. Het is een concurrentievoordeel voor bureaus die AI-interviewtools gebruiken waar concurrenten die alleen video vastleggen niet aan kunnen tippen.