Ubeeo is gebouwd voor organisaties die zelf werven. Niet voor uitzend- en recruitmentbureaus die vacatures voor klanten invullen, maar voor corporate recruitmentteams die direct voor hun eigen organisatie werven. Scholen, ziekenhuizen, gemeenten, retailers. De Ubeeo-integratie met In2Dialog voegt gestructureerde interview intelligence toe aan dat proces. Zo komt de juiste data sneller bij de juiste mensen en worden wervingsbeslissingen beter en sneller genomen.
Werk je als recruiter of HR-manager elke dag in Ubeeo, dan weet je dat het systeem vacatures, sollicitaties, carrièresites en kandidaatbeheer goed afhandelt. Maar je weet ook dat het proces bij het interview zelf vertraagt. Het gesprek vindt plaats en daarna moet iemand alles wat er is gezegd omzetten in iets bruikbaars in Ubeeo. Bij die vertaalslag gaat tijd verloren en vallen details weg.
Het probleem dat corporate recruitmentteams maar al te goed kennen
Inhouse recruitment heeft een dynamiek die bureaurecruitment niet heeft. Je vult niet alleen een functie in voor een klant. Je neemt iemand aan die je collega wordt. De mensen die bij de beslissing betrokken zijn, zoals de hiring manager, de teamleider en soms een afdelingshoofd, moeten de kandidaat allemaal goed begrijpen. En zij waren niet bij het interview.
Dat betekent dat de recruiter niet alleen een eigen beoordeling maakt. De recruiter bouwt een onderbouwing voor of tegen een kandidaat, waarop anderen hun beslissing baseren. De kwaliteit van die onderbouwing hangt af van wat de recruiter tijdens het interview heeft vastgelegd en hoe goed die het daarna overbrengt.
In de meeste organisaties gaat dat zo. Een recruiter rondt een gesprek van 40 minuten af en besteedt daarna nog eens 30 minuten aan notities schrijven, Ubeeo bijwerken en iets voorbereiden voor de hiring manager. De hiring manager leest het als er tijd voor is, en dat kan de volgende dag zijn. Er blijven vragen over waar de notities geen antwoord op geven. Dus wordt er een belafspraak met de recruiter gepland om de gaten te vullen. Een proces dat uren zou moeten duren, rekt zich uit tot dagen.
Vermenigvuldig dat met elke openstaande vacature in je organisatie en je ziet hoeveel tijd er niet naar interviewen gaat, maar naar alles wat erna komt.
Wat er verandert met de Ubeeo-integratie
Als In2Dialog aan Ubeeo is gekoppeld, krimpt het werk na het interview van 30 minuten schrijven tot een snelle controle.
De recruiter voert het interview. Via video, telefoon of live op kantoor. In2Dialog legt het gesprek vast, in welke vorm dan ook, en maakt binnen enkele minuten een gestructureerd rapport. Dat rapport komt direct in het kandidaatrecord in Ubeeo terecht.
Salarisverwachtingen worden eruit gehaald en in het juiste veld gezet. Beschikbaarheid en gewenste startdatum worden vastgelegd. Motivatie, sterke punten, aandachtspunten en competentiebeoordelingen worden allemaal gestructureerd en overzichtelijk vastgelegd. De recruiter controleert het rapport, past waar nodig iets aan en het is klaar om te delen.
Voor de hiring manager verandert de ervaring volledig. In plaats van ruwe notities te lezen of te wachten tot de recruiter tijd heeft voor een goede samenvatting, krijgt de hiring manager nog op de dag van het interview een gestructureerd kandidaatrapport. Daarin staat precies de informatie die nodig is om een beslissing te nemen. Kandidaten zijn naast elkaar te vergelijken op basis van consistente, gestructureerde data, in plaats van notities van wisselende kwaliteit.
Waarom dit belangrijk is in het onderwijs, de zorg en bij de overheid
De kernmarkten van Ubeeo hebben specifieke recruitmentuitdagingen die gestructureerde interviewdata extra waardevol maken.
In het onderwijs zijn bij aannamebeslissingen vaak meerdere mensen betrokken. Een schooldirecteur, een teamcoördinator, soms een bestuurslid. Ieder van hen moet de kandidaat begrijpen. Een gestructureerd interviewrapport dat duidelijk laat zien hoe de ervaring en motivatie van de kandidaat aansluiten op de functie, geeft iedereen informatie van dezelfde kwaliteit, ook als maar één persoon het interview heeft gevoerd.
In de zorg gaat werving snel en zijn de gevolgen van een verkeerde aanname groot. Goede patiëntenzorg hangt ervan af dat de juiste mensen snel op de juiste plek zitten. Als interviewdata gestructureerd en direct beschikbaar is in Ubeeo, wordt de tijd tussen interview en beslissing korter. Kandidaten nemen geen aanbod elders aan terwijl je team nog de notities van vorige week uitwerkt.
Bij gemeenten gelden strenge eisen voor compliance en documentatie. Een gestructureerde, controleerbare vastlegging van elk interview, opgeslagen in je ATS, geeft publieke organisaties het documentatiespoor dat ze nodig hebben. Elke beslissing is terug te voeren op wat er tijdens het gesprek echt is gezegd en beoordeeld.
Verder dan transcriptie: de context die tot betere beslissingen leidt
Als de Ubeeo-integratie alleen vastlegde wat er werd gezegd en een transcript in een notitieveld zette, zou dat tijd besparen, maar geen betere beslissingen opleveren. Wat dit belangrijk maakt voor de kwaliteit van werving, is wat In2Dialog met de gespreksdata doet.
In2Dialog combineert het interviewtranscript met het cv van de kandidaat en de vacaturetekst. Die combinatie levert output op die verder gaat dan een samenvatting. Je ziet hoe wat de kandidaat zei zich verhoudt tot wat de functie vraagt. Waar de aansluiting sterk is. Waar gaten zitten. Wat in het volgende gesprek verder uitgediept moet worden.
Voor corporate recruiters die meerdere vacatures bij verschillende afdelingen beheren, betekent die contextlaag dat het rapport in Ubeeo direct bruikbaar is voor de wervingsbeslissing. De hiring manager heeft de recruiter niet nodig om het uit te leggen of te interpreteren. Het rapport spreekt voor zich.
En omdat In2Dialog elk type gesprek vastlegt, leveren video, telefoon en live interviews allemaal dezelfde gestructureerde output op. Of de eerste screening nu telefonisch was en het tweede interview op locatie, beide records in Ubeeo hebben dezelfde diepgang en consistentie.
Aan de slag met de Ubeeo-integratie
De Ubeeo-integratie is live en beschikbaar. Bij de setup wordt In2Dialog aan je Ubeeo-omgeving gekoppeld, zonder wijzigingen in je bestaande configuratie.
Wil je zien hoe een gestructureerd interviewrapport na een live gesprek in een kandidaatrecord in Ubeeo verschijnt, book a demo en dan lopen we samen de volledige workflow door.
Gebruik je een ander ATS? Bekijk alle integraties.
Gerelateerde artikelen
