Klantachtergrond

Bureau Blaauw is een specialist in HR-search en interim-bemiddeling, met vijfentwintig jaar ervaring in het vinden en plaatsen van hooggekwalificeerde HR-professionals. Gevestigd in Amstelveen, opereert het bedrijf door heel Nederland en bedient het een breed scala aan organisaties in zowel de corporate als semi-publieke sectoren. Hun expertise omvat sleutelposities in HR, van HR-directeuren en managers tot senior HR Business Partners en adviseurs. De consultants van Bureau Blaauw hebben zelf ervaring in het HR-vakgebied, waardoor ze als vertrouwde adviseurs optreden voor zowel klanten als kandidaten. Hun toewijding aan kwaliteit blijkt uit hun exclusieve klantpartnerschappen en een garantie van zes maanden op succesvolle plaatsingen.

Uitdaging

Bureau Blaauw hanteert een zeer persoonlijke en relatiegerichte aanpak in HR-werving, waarbij elke kandidaat zorgvuldig wordt gematcht met de juiste organisatie. Echter, het bedrijf liep tegen aanzienlijke administratieve uitdagingen aan in het wervingsproces:

  • Het team van tien consultants voert wekelijks ongeveer 40 interviews, waardoor het maken van aantekeningen en het schrijven van interviewrapporten een tijdrovende taak is.
  • Eerste verkennende gesprekken zijn vaak online of telefonisch en worden opgevolgd door een tweede gesprek dat fysiek wordt gehouden. Dit vereist een naadloze overdracht van informatie tussen de wervingsfases.
  • Het handmatig opstellen van gestructureerde, gedetailleerde rapporten voor de database neemt veel tijd in beslag.

Partner en Executive Search Consultant Frank van Os herkende de noodzaak van een oplossing die de administratieve last kon verlagen zonder de mensgerichte aanpak van Bureau Blaauw te verstoren. Hij startte een pilotprogramma met drie interne recruitmentconsultants om de mogelijkheden van In2Dialog te testen, met als doel de integratie binnen de bestaande processen te evalueren en de efficiëntiewinst te meten.

Oplossing

In2Dialog bood Bureau Blaauw een AI-gestuurd interviewtooldat specifiek is ontworpen om selectiegesprekken te stroomlijnen. Door geavanceerde taalanalyse en psychometrische meetmethoden te integreren, leverde het platform verschillende voordelen op:

  • Automatische interviewrapportage: In2Dialog registreert en transcribeert interviews en genereert automatisch gestructureerde samenvattingen met de belangrijkste kandidaat inzichten.
  • Gecategoriseerde kandidaat profielen: Informatie wordt geordend op basis van competenties, motivaties en persoonlijkheidskenmerken, met vier kernpunten voor vervolggesprekken.
  • Aanpasbare rapportage: Consultants kunnen hun eigen selectiecriteria definiëren, waardoor rapporten aansluiten op de unieke HR-aanpak van Bureau Blaauw.
  • Meer focus voor consultants: Dankzij de tool kunnen interviewers zich volledig richten op kandidaten zonder te worden afgeleid door het maken van aantekeningen.
  • Database-integratie: De output van In2Dialog ondersteunt een efficiënte profielopbouw binnen de interne database van Bureau Blaauw, waardoor databeheer en opvolging worden geoptimaliseerd.

In2Dialog bleek eenvoudig te integreren in de workflow van Bureau Blaauw. Bij online interviews werd het platform toegevoegd als deelnemer aan het videogesprek, terwijl bij fysieke gesprekken de mobiele app van In2Dialog werd gebruikt als opnameapparaat. De tool registreerde en transcribeerde gesprekken en destilleerde automatisch de belangrijkste kandidaat gegevens voor een efficiënte evaluatie.

Kandidaat gegevens werden systematisch geordend op basis van motivaties, competenties en persoonlijkheidskenmerken, en vier essentiële discussiepunten werden gegenereerd om vervolginterviews te vergemakkelijken. Bovendien bood In2Dialog Bureau Blaauw de flexibiliteit om hun eigen selectiecriteria te definiëren, waardoor relevante inzichten nauwkeurig werden gestructureerd.

De gegenereerde rapporten waren bondig, gestandaardiseerd en consistent opgemaakt, wat zorgde voor eerlijke en objectieve kandidaat vergelijkingen, zelfs wanneer meerdere teamleden betrokken waren bij het interviewproces. Dit verbeterde de besluitvorming en versnelde de selectieprocedure.

Omdat deze implementatie een pilot betrof, werden twee aanvullende voordelen van In2Dialog nog niet volledig benut, maar zullen deze in de bredere uitrol van het product een belangrijke rol spelen:

  1. ATS-integratie: In2Dialog kan worden geïntegreerd met alle grote ATS-platformen, waardoor rapporten en gegenereerde informatie via bestaande kanalen worden verspreid. Dit stelt recruitmentteams in staat om zonder workflow-onderbreking efficiënter te werken en zorgt voor een betere samenwerking tussen teams.
  2. Analyse van het wervingsproces: In2Dialog biedt niet alleen inzicht in kandidaten, maar helpt ook bij het verbeteren van het interviewproces zelf. Door interviews te vertalen naar kwantificeerbare data, kunnen recruitmentmanagers teamprestaties analyseren en optimaliseren. Bureau Blaauw kan straks metrics zoals interviewduur, informatiewinning, vraagsoorten, gespreksdynamiek en spreekpatronen gebruiken om het recruitmentproces verder te verfijnen.

Resultaten

De voordelen van In2Dialog waren voor het pilotteam direct merkbaar. Interviewers voelden zich bevrijd van de last van notuleren en konden zich volledig richten op kandidaten en inhoudelijke gesprekken. Daarnaast verminderde de automatische generatie van interviewrapporten de administratieve werkdruk aanzienlijk, wat tijd en middelen bespaarde.

Ook werd de diepgang, objectiviteit en helderheid van de rapportages als een grote verbetering ervaren. Dankzij de gegenereerde rapporten konden de drie consultants sneller en nauwkeuriger geschikte kandidaten identificeren en deze informatie efficiënter delen met collega’s en andere belanghebbenden.

Het belangrijkste inzicht uit de pilot was dat In2Dialog de menselijke expertise van recruiters versterkt, in plaats van vervangt.Zowel consultants als klanten waardeerden de duidelijke en gestructureerde AI-rapportages, wat bijdroeg aan een nog groter vertrouwen in het wervingsproces.

Samengevat realiseerde Bureau Blaauw de volgende voordelen:

  • Minder administratieve lasten: Recruiters bespaarden per interview aanzienlijk tijd doordat notuleren en rapporteren automatisch verliepen.
  • Betere kandidaat ervaring: Consultants konden zich volledig focussen op kandidaten, wat leidde tot diepere en betekenisvollere gesprekken.
  • Gestructureerde en objectieve rapportage: Standaardisering zorgde voor transparante en consistente besluitvorming.
  • Efficiënte database-integratie: De gestructureerde output verbeterde de opbouw van kandidaat profielen en kennisbeheer voor toekomstige plaatsingen.

Volgens Frank van Os en zijn team is In2Dialog een waardevolle toevoeging aan hun selectieproces. De tool stelt hen in staat zich te richten op strategische matchmaking in plaats van administratieve taken.

Toekomstplannen

Bureau Blaauw heeft besloten om In2Dialog verder te implementeren binnen de organisatie. Het bureau ziet de lange-termijnwaarde van AI-gestuurde interviewanalyses als een versterking van hun gepersonaliseerde recruitmentproces. Daarnaast worden de geavanceerde analysen van In2Dialog verder onderzocht om diepere inzichten te verkrijgen in zowel kandidaat trends als de prestaties van interne interviewers.

Waarom Bureau Blaauw koos voor In2Dialog

Bureau Blaauw koos In2Dialog om hun interviewproces te optimaliseren en administratieve lasten te verlichten. Hierdoor kunnen hun consultants zich volledig richten op het opbouwen van sterke relaties met kandidaten.

 De belangrijkste voordelen van In2Dialog waren:

  • Efficiëntieverbetering in interviewrapportage en datamanagement
  • Verbeterde kandidaat ervaring dankzij meer recruiter betrokkenheid
  • Gestructureerde en objectieve besluitvorming
  • Naadloze integratie met het bestaande recruitmentproces en MySolution ATS

De samenwerking tussen Bureau Blaauw en In2Dialog markeert een strategische verbetering van het HR-wervingsproces, waarbij de menselijke maat behouden blijft terwijl de voordelen van AI-technologie optimaal worden benut.